每周参加许多会议意味着它并不总是容易记得的讨论和决定。虽然它是一个好主意来分配一个员工负责会议纪要或会议指出这种资源并不总是可用,特别是对于更多的非正式讨论。
话虽这么说,总是有价值的记下在开会讨论。这不仅会帮助你记住已经谈过但这将是一个很好的参考文档为你跟踪项目进展。如果有人无法参加会议,这样你也可以为他们提供一个有价值的回顾。
帮助你记住更多的少,忘记,研究员创造了一个指南编写一个有效的会议总结你的会议记录。
会议总结是什么?
一个会议总结是不那么正式版本的会议纪要。通常是电子邮件发送重述或后续的会议是讨论的概述和提醒的任务已经分配给不同的团队成员。通过将行动项目在这个电子邮件,与员工分配给特定的责任由于日期、会议总结每个成员负责任的。您的电子邮件或会议总结还应该包括其他任何重要的更新或项目信息的会议。
你会议总结的目的是帮助你和你的团队成员回忆在会议期间披露的重要细节。一个有效的会议意味着与此邮件跟进,可以引用在未来出现任何问题或需要澄清。更好的是任何客户或员工未能参加会议可以填写在重要的地方。
永远不要忘记说
回忆起重要决定和会议笔记的谈话要点的轻松地发送一个会议总结的点击一个按钮!
总结和会议记录之间的区别是什么?
会议总结比记录会议纪要不那么正式,他们也不那么详细。会议纪要捕获更多的完成和会议的官方文档,会议摘要简短而简洁。会议纪要将包括所有的与会者的列表详细的会议议程行动项目,决定,时间线、进展和日期。他们也往往包括会议的方式等罗伯特的规则秩序。相反,你希望你的总结是容易理解的语言和直。记住,首先,你的会议总结为自己的利益和回忆的事情讨论,使用自己的方法和风格,将是最有效的。
如何写你的下一个会议总结
既然我们已经经历了会议总结是什么以及它如何不同于正式的会议纪要,这里有一些技巧,这些技巧将确保您的会议记录的一切你需要:
1在会议上做详细的笔记
当我们说做详细的会议笔记,我们的意思是写下你脱颖而出的任何信息。当你有可用的资源,这是一个好主意bob综合体育平台下载安装有一个网虫谁能简单地与你分享他们的笔记为你自己的解释。如果你没有一个人可以帮助你,考虑旋转的可能性要记笔记,这样责任并不总是落在同一个人。如果你是自己的最终选择,专注于会议议程和决策,在每个议程项目。一定要记下谁是分配给哪个责任和决策的关键。
2突出关键决策
就像我们简要提及了,一定要突出关键决策在会议上所做。如果你要文档,文档的关键决策,以便跟进。这样当你复习你的笔记,你可以识别哪种影响这些决策以及如何相应跟进。
箴提示!如果你使用一个会议管理工具研究员,你可以用不同的颜色将不同类型的决策。这将让你组织,这样你知道你需要跟进,当谁。
3指定明确的行动项目在会议期间
第二重要的记录决策是记录下会议的行动项已经浮出水面。而注意的任务完成很有帮助,你也可以优化你的会议总结,指出被分配到行动项目和一个确切的期限,标记的时候。这将使你的步骤需要完成为了实现目标已经被建立在以前的会议。使用工具的跟踪你的会议的行动项,所以你不需要手动启动。这将会让你更有条理,给你更多的时间专注在其他地方。
4与所有与会者分享会议笔记
似乎直观,但写会议总结的一个重要组成部分实际上是发送到所有的与会者…快速技巧寻找你的雇员列表发送到从你的日历邀请简单的复制和粘贴。列表之外,思考任何客户或员工从其他组织可能受益于追赶速度与所讨论的会议讨论。如果你使用会议管理工具研究员,您可以使用简单的使用“发送记录”功能来节省时间写邮件。因为我们知道只有一天这么多小时,我们有你的背部与这些快捷方式。
5包括注意突出是什么在会议上同意
这是个好主意,包括注意接近结束你的会议总结,包括任何的协议。通过注意的是这些协议,你也记录是谁负责在讨价还价。这样,团队成员可以拥有彼此负责和承担责任给他们的话。你甚至可以保持这个短小精悍,起草会议总结的这一部分点形式,这样很容易阅读和理解。
6附上证明文件,如果必要的
是有意义的,附加的任何证明文件可以帮助漆图片更清楚。在一个有效的会议,这些文件通常附着在邀请所以没有任何更多的腿为你工作要做。想想如果任何类型的文档或信息提前提供给你。如果他们帮助你准备会议,考虑附加的好处你的队友。这些不一定要正式的支持文档。他们也可以是任何文章或博客文章,为你提供任何有价值的洞察力。
7包括一个提醒下次会议日期
这是一个很好的联系添加提醒当你下次会议。这让参与者了解会议的记录多少时间他们可能不得不开始行动项目为了提供某种形式的更新下次有一个讨论。如果一个邀请尚未发送,它还提供了未来的参与者有机会把它放到自己的日历,来准备接下来的讨论。
会议总结(电子邮件)的例子
嗨,团队!
谢谢你今天参加(会议名称)。我希望这次会议是有益的和鼓舞人心的。
下面是我们讨论的主要话题:
1。说点
2。会说话的点B
3所示。在C点
最后,这些都是会议的行动项出来:
1。[名字]会[任务][日期]
2。[名字]会[任务][日期]
你可以随时查看操作项的选项卡看到这些行动项目完成时!
会议总结的例子(研究员)
同,你的会议总结格式化并准备发送到所有与会者的点击一个按钮!这是多么容易的一个例子可以给你会议议程:
最后提示写一个伟大的会议总结
- 使用摘要澄清的期望。会议总结是一个伟大的机会澄清期望你想设置与您的团队。一定要突出你期望从他们当,这样你的团队可以让自己和他们的同事对他们的任务负责。
- 重复是很重要的,不要难过是“重复”下一步/目标/等。如果是超级重要的东西,重复一遍!团队成员读在某种程度上,他们会记得越重要。员工更有可能采取行动的信息在电子邮件与他们见过几次简短的提及,所以不要害羞,突出重点。
- 会议总结可以是一个伟大的工具,以确保每个人都离开了会议在同一页。分发你的会议记录是一个伟大的方式让每个人都在同一页上。很容易构建我们自己的理解和总结会议,但当你把最重要的信息在会议总结,它证实了员工的焦点应该是,确保个人从最不转移重要的目标。
