有这么多的信息关于如何编写有效的会议纪要,它可以是混乱和压倒性的。的盈余信息,撰写会议记录可以看起来有点负担。这是一个耻辱,因为正好相反。会议纪要是一个强大的团队和资源是一个重要的分享和传播信息的方式在您的组织。

研究员创造了最好的会议纪要的例子,这样您就可以一劳永逸地理解什么是会议记录,他们的目的是什么,以及如何写。我们还包括一系列7必不可少的东西,包括在写作分钟,所以,没有细节被留下。会议纪要不意味着很难让我们看一看如何。

• 会议记录是什么?
• 为什么他们叫“会议纪要”
• 会议记录的目的是什么?
• 为什么会议纪要重要?
• 负责会议记录是谁?
• 如何写会议纪要后最佳实践
• 4免费会议纪要模板和示例

会议记录是什么?

会议纪要是谈话和决定的书面记录,在开会。这些都是适用于任何类型的集团内的公司,包括董事会、领导团队和投资者。

在的,我们建议写会议纪要需要一个官方记录的任何会议。这个书面记录或记录可以用来通知团队成员无法参加发生了什么,或者跟踪项目决策和行动可以再现。因此可以使用之前的会议纪要为了让未来的组织决策。

一些组织,通常需要记录会议纪要包括非营利组织、政府机构、学校、上市公司和工会。

学习的可以帮助你更好地管理会议纪要

---

为什么他们叫“会议纪要”?

会议记录一个有趣的事实是,术语“分钟”与时间无关。事实上,它来自拉丁词“琐事”(这意味着琐事或细节)。据一些消息来源,“会议纪要”一词最早出现在18世纪,直接从拉丁语“minuta scriptura,”意思是“小笔记。”

换句话说,会议纪要的细节(或简短的摘要)在会议上发生了什么。

会议记录的目的是什么?

公司会议记录提供一个历史记录的讨论,决定,和长期规划。参与者有能力使用会议纪要记录备查,了解什么样的进展。

另一方面,分钟可以引用的人没有参加会议,但需要了解决策和后续步骤。

为什么会议纪要重要?

会议记录作为证明为什么和如何公司明确的决定。这可以帮助回答任何问题,出现在参考决策,或举行了讨论。

在一篇关于如何采取更好的分钟,业务培训工作强调了会议纪要的重要性:

• 他们是一个集团的决策和行动的记录
• 他们提醒了作业
• 他们是最后期限的证据
• 他们是一个有利于人决策时缺席

除了作为一个官方记录的讨论和决策,会议记录还可以为您的组织提供法律保护。很多时候,尽职调查中捕获的会议记录。这可以主持并记录确认伦理、公平的组织实践。

负责会议记录是谁?

在某些组织(如政府部门和工会),秘书负责记录会议纪要。

如果你的公司或团队没有一个特定的角色,我们建议旋转的作用在与会者“记笔记的人”。或者,您可以使用一个协作会议记录工具像其他确保每个会议与会者对会议笔记。在同事,会议纪要与日历事件,因此很容易找到之前的会议纪要,并在时间上回溯回顾之前的谈话。

如何写会议纪要后最佳实践

如何写会议记录在不同的团队和组织变化。然而,有三个阶段会议纪要是相当普遍的最佳实践:

• 会议开始前规划会议纪要
• 会议纪要在会议期间
• 存储和分类记录在会议结束后

规划会议开始前的会议纪要

为了采取有意义的会议记录,你需要开始计划。这个不需要非常详细,但你应该确定以下几点:

• 是谁把会议纪要(又名会议纪要接受者)
• 分钟在哪里被写入(例如,Google Doc,或会议管理软件等的)
• 需要写什么(例的对话记录,只是关键决策,等等)。

提前准备这将减少混乱的会议,确保你和你的团队可以开始会议最好的脚上。

另外,使用会议分钟模板是一个伟大的方式提前计划你的会议和结构的讨论。继续阅读四分钟免费会议模板!

会议纪要在会议期间

现在是时候为会议本身!我们的会议专家编制7最佳实践,适用于各种各样的团队和场景。

1会议的日期和时间

之前开始写你的会议纪要,请注意会议的日期和时间。似乎是显而易见的,但它值得一提到看到如此重要的能够回到以前的会议和理解当他们发生时,已经完成了什么,是什么仍然突出。*

2参与者的名字

下一步是文档的名字所有的参与者和任何其他的人无法参加。通常,在会议的开始,有一段时间专门验收或修改之前的会议纪要你可以看看参加上次的草案参加者名单。更好的是,使用日历邀请检查名称作为参与者加入或进入了房间。

*如果您正在使用一个会议等管理工具的家伙,日期和会议参与者将被自动记录在议事日程。

3会议的目的

很重要的,这背后的“为什么”会议记录和明显。在这个会议记录的一部分,尽量详细解释为什么这个会议被称为它试图达到的目标。这是特别有用对于任何个人都无法出席会议并对那些使用燃料决定这次会议的结果。

4议程项目和主题进行了讨论

用你的会议议程作为你的会议笔记和大纲使用每个议程项目作为一个部分来记录笔记,包括任何结果或重大决策。

这是一个好主意提前发出会议议程,这样每个人都可以提出建议并做出贡献。这也意味着,没有人走进房间里看不到什么讨论。

使用会议纪要模板可以节省你大量的时间和精力。如果您使用相同的模板经常性这也可以培养一些熟悉。在最近的一次哈佛商业评论的文章史蒂文·g . Rogelberg他强调会议议程那么重要的原因:

“重要的不是议程本身而是的相关性和重要性,以及如何领导促进讨论的议程。”

开会的议程不值得你花时间除非你打算讨论最相关的和相关的主题以引人入胜的方式。绝对精神食粮。

5关键的决策和行动项目

体育彩票BOB富有成效的会议结果分配操作项不同的参与者。记录任何决定或行动项目一旦发生,这样您就可以抄写它们与准确性。

捕捉一切是不可能的。相反,监听行动需要在重大决策、建议、挑战或已确定的解决方案。

以确保这些重要的外卖不丢失,确保他们在会议纪要中脱颖而出。这可能意味着包括一个复选框,粗体,突出等等。

记录会议的行动项会使你作为一个群体互相督促你完成任务的责任和相互支持,让你更接近实现你的大,组织的目标。

6下次会议的日期和地点

如果你将正式的会议纪要,包括当下次会议是很重要的,关于这个项目或主题的讨论。这给会议与会者的一般时间多久他们必须完成被分配的责任。

理解当你下一个会议将会帮助你适当地管理你的时间和优先考虑你所有的任务。是同等重要的知道你会议的地方,无论是在网上还是在人。

7文件被包含在报告中

包括补充文档的最后一件事,你应该发送你的分钟会议报告。想想如果任何文件中引用使用或会议可能是有用的,包括你的团队成员。这可能包括一个行动或问题日志、kpi,更新或修改项目。

这也是一个常见的实践团队会议记录或创建一个自动记录,尤其是在会议结束了电话视频会议,如缩放或谷歌。如果是这种情况,一定要包括或附加这些录音和/或记录会议纪要。这将使它更容易为你的团队发现,可以为那些错过了会议是非常宝贵的。

存储和分类记录在会议结束后

会议纪要是一样有用的你做什么在会议结束后。错位的,如果你的会议记录混乱,困惑,或者不清楚他们没有任何目的。

会议结束后,先清理你的会议纪要,使它们尽可能明确。这可能包括添加补充背景下,扩大速记,或重新格式化,以便尽可能明确指出。从本质上讲,想象一个同事三个月复习这些笔记在未来,他们能理解讨论和决策的关键是什么?这将有助于避免未来头痛和误解

然后,分享你的会议记录!发表了一篇文章G2表达的重要性,尽快发送你的会议纪要:

“一旦会议结束,是时候整理你的笔记和分发给你的团队。这样做的最佳时间是在会后直接而在头脑中一切都是新鲜的。这减少了错误的机会,可以让你接触到与会者如果你有问题。”

因为你的会议记录将作为记录,将在未来,称为分钟需要存储或提交的方式很容易访问。这将取决于你的喜好团队/组织。你可以你的会议记录存储在一个共享驱动器上使用文件夹,或使用会议管理软件的,自动存储和组织会议记录他们的日历事件。同事也给你的能力发送会议笔记通过电子邮件、松弛、微软团队,等等。

现在,闲话少说,下面是四分钟会议模板,以确保您的会议总是有效:

4免费会议纪要模板

1正式的董事会会议记录的例子

使用正式的会议纪要文档大或官方的决定通常需要批准。这些会议笔记使用正式语言和结构化的目的是与所有会议的参与者共享。

正式分钟常用的非营利组织,政府,学校和上市公司。大多数工会、学校、市、县政府模型根据会议纪要罗伯特的规则秩序。

如果你为一个正式的会议,写笔记是很重要的文档尽可能多的信息,并保持会议的会议形式一致的会议。

使用一个是聪明的会议模板更多正式的对话给他们的结构,你正在寻找。组织的笔记是关键,因为你将与大家分享的笔记。

2非正式的会议纪要的例子

非正式会议纪要作为一个快速参考重要主题,覆盖在你的会议目标等障碍,最后期限或想法。

如果您的组织不需要你使用一个特定的会议记录格式,你可以使用和自定义一个简单的模板。相反一个正式的模板,没有人需要批准为这种类型的会议记录。他们只记录要点和步骤。

这是一个非正式的会议纪要模板可以用来记录决定在你bob苹果版ios:

3董事会会议纪要模板

使用这个模板创建的官方记录由董事会讨论和决定。

这个模板轮廓会议的会议细节内容,如名称,日期和时间。它还包括一个大纲的与会者,关键的分钟或决策从过去的董事会会议,报告警官,委员会,或不同的董事。最后,空间注意任何解决方案或下一步的讨论,与特定的权利人和近似期限完成

4大卫·萨克斯的SaaS董事会会议模板

这个模板是由大卫·萨克斯策划(Yammer贝宝创始人和前首席运营官)。如果你是一个创始人或SaaS公司执行董事会会议运行,我们建议使用它:

---

总结

写会议纪要不需要压力。事实上,他们的目的是让你的生活压力较小,能够回去参考讨论了什么,结果的关键。在这篇文章中,同事的会议专家列出会议纪要是什么和为什么他们如此重要。我们讨论了不同阶段的会议纪要,包括之前,会议期间和之后。我们提供的正式和非正式会议纪要模板,这样您就可以测试出来,看看他们为你工作。

参考本指南(或我们的列表不包括在会议记录)当你需要一些指导如何编写有效的会议纪要。别忘了尝试我们的一个会议模板这样你就可以保持一致性和从来没有跳过任何必要的细节。直到下次!