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项目状态会议概述

项目状态审查会议是团队之间反复发生的事件，用于讨论关于特定项目的信息。项目状态会议的召开频率取决于项目的强度和生产水平。体育彩票BOB例如，项目管理团队可以每周单独开会一到两次，然后每月与客户开会一次，直到项目结束。

大多数项目经理应该非常熟悉如何召开项目状态会议，但计划会议议程仍然至关重要。在项目状态会议期间，有一些具体的任务需要涉及，包括:

• 任务更新
• 当前项目进度的状态
• 当前预算的更新情况
• 质量和范围确定
• 包括当前的和预期的问题
• 以下是流程中的步骤

项目经理应定期向客户和发起人报告所有最新信息。对于每周的项目状态会议，整个团队都应该出席。项目状况会议的频率可能取决于若干因素，包括:

• 项目的复杂性
• 你团队的规模
• 所需信息的级别

定期召开项目状态会议，保证每个项目的顺利运行。关键是始终开放的交流。

如何召开有效的项目状态会议

“做最好的打算，做最坏的打算，做好惊喜的准备。”——丹尼斯·韦特利

开项目状态会议的最好方法是事先做好准备。如果你每周举行团队会议，团队应该准备bob苹果版ios好展示他们过去一周的更新细节。询问他们事情进展如何，以及他们计划完成项目下一步的时间表。

记住，准备好参加会议不仅仅是你的责任。每个团队成员都应该记录自上次会议以来所完成的工作，以及他们计划如何保持进度。

此外，别忘了给他们充足的时间来提出问题和表达不满。在一次会议中尽可能多地解决和讨论问题将有利于项目，并帮助你的团队成员感到被看到，促使他们在未来更有效地工作并解决问题。

虽然在项目停留会议期间保持正轨很重要，但你也必须为必要的来回留出空间，以保持项目的正轨。你的团队是不可否认的重要组成部分，所以不要错过听取他们意见的机会。

项目状态会议的目的

项目状态会议的目的是庆祝胜利，解决挑战，发现效率，并建立信心。因此，项目负责人需要非常有组织，以确保项目按时完成并做得很好，这是有道理的。

根据Dana Brownlee在文章项目管理学会:

“失败的项目状态会议似乎总是有类似的功能障碍……(包括)缺乏或不完善的议程，团队成员准备不足，会议期间糟糕的时间管理，把时间花在切题上，没有从团队成员那里得到平衡的投入，以及对行动项目的处理无效。”

但是，通过使用一个好的项目状态会议议程模板，可以避免这样的问题。

在会议之前，让你的团队成员知道他们的贡献是什么。从一个议程模板开始是你做这件事的第一个机会。它将列出会议的目的和你要为团队介绍的内容，并帮助你确定如何最有效地管理时间。发送一份项目状态会议议程也可以让他们知道你已经准备好了，并且尊重他们的时间。

这个项目状态会议模板里面有什么:

1项目总结

以总结整个项目开始会议。虽然这听起来有些多余，但它实际上非常有助于提醒团队成员项目的总体目的和最终目标。

一旦你完成了总结，突出项目中最关键的部分，并确定你的团队在这些方面的立场。虽然一些客户项目是开放的解释，但许多不是，你的团队应该遵循客户想要的结果。

任何好的项目状态会议议程模板都应该以积极的内容开始。在会议开始时，把重点放在最近已经完成或提前完成的成就和目标上。这样，参与者就会有动力参与到对话中来!列出议程上的项目，让团队成员知道他们应该给出最新进展，并确定谁将领导每个讨论。

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项目状态会议在Fellow中更好

Fellow是会议管理应用程序，Shopify、Uber和KeepTruckin等公司使用它来运行有效的项目状态会议。

获取这个模板

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2路障

当涉及到团队项目时，障碍是不可避免的，而且它们将会发生。有时候，路障在那一刻很容易处理，而其他的则需要大量的脑力来解决。

让你的团队公开地谈论他们在某个或多个项目中所面临的障碍。您经常会发现团队成员可以帮助解决问题，因为他们过去遇到过这个问题。鼓励你的团队成员每天开诚布公地交流，并列出每次会议的障碍清单。项目是一项团队工作，任何团队成员都不应该在解决问题时感到孤独。

回顾阻碍团队完成项目的挑战，并确定谁需要参与后续讨论。如果需要更多的讨论，请安排单独的会议，以免偏离项目状态会议议程。

3.打开操作项

既然你已经确定了每个人在他们的项目角色中所处的位置，并整理了阻碍你的团队的障碍，现在是时候讨论开放行动项了。一个可用的行动项目是一个明确定义的任务，需要完成以跟踪您的团队必须完成的任务。讨论与当前项目有关的开放的当前操作项。要多长时间才能完成?谁来完成它们?他们计划如何完成这些任务?这些都是在你休会项目状态会议之前应该详细回答的问题。

在会议结束时，回顾下一步，调整即将到来的最后期限，并展望未来的里程碑。这是重申项目方向的好时机。在《哈佛商业评论》的文章《伟大团队合作的秘密》中，Martine Hass和Mark Mortensen说:

“每个伟大团队的基础都是一个(引人注目的)方向，它能激励、引导和吸引成员。如果团队不知道自己在朝着什么方向努力，没有明确的目标，他们就无法受到激励。”

最后，在会议结束时，确保每个人都参与了会议。这是项目状态会议议程模板的关键部分。你应该问:

-还有谁还没有发言?

-有什么我们没有讨论过的或者觉得我们错过了什么，现在想提出来吗?

有了充分的准备和正确的项目状态会议议程模板，团队成员将被领导交付更好的结果和更强大的项目。